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5 regole fondamentali per creare una terminologia aziendale uniforme

La gestione terminologica: una sfida da affrontare insieme

  • Molte aziende vogliono mantenere il più basso possibile i costi di traduzione e il tempo da dedicare ad esse. A breve termine, evitare la gestione terminologica può essere la soluzione più economica, ma a lungo termine è di gran lunga preferibile prenderla in considerazione.

    Ma attenzione: la coerenza dei contenuti deve avere la massima priorità!

    Gestire la terminologia significa estrarre, standardizzare, rendere accessibile e mantenere aggiornato il vocabolario tecnico dell’azienda. Tutti conoscono il problema: per un singolo concetto o componente, ogni singolo redattore si trova ad utilizzare ad almeno 3 termini diversi. Tuttavia, l’azienda dovrebbe fare attenzione a presentarsi al mondo esterno in modo coerente. Una scelta uniforme dei termini utilizzati evita malintesi e continue richieste di chiarimenti. D’altra parte, si potrebbe argomentare che l’azienda dovrebbe differenziarsi dai propri concorrenti e quindi mostrare grande varietà nei contenuti che propone. Ma attenzione: la coerenza dei contenuti dovrebbe avere la massima priorità!

    Le informazioni devono essere comprensibili, sia per il vostro cliente che per i propri dipendenti. Ciò significa che devono essere creati e stabiliti termini uniformi con le corrispondenti definizioni in modo univoco. Questo vocabolario tecnico deve essere utilizzato in modo uniforme in tutta la documentazione – non solo nelle istruzioni per l’uso – in modo che non sorgano problemi di comprensione e non si verifichino errori operativi.

    Possiamo identificare 4 fasi principali nella gestione terminologica:

    1. Definizione dei termini chiave
    2. Definizione di un tool di gestione ed accesso flessibile alle banche dati terminologiche
    3. Utilizzo coerente della terminologia
    4. Manutenzione delle banche dati terminologiche

1) Definizione dei termini chiave

Prima di poter definire un vocabolario tecnico uniforme, è necessario identificare la terminologia attualmente in uso in azienda. È molto probabile che vengano utilizzati termini diversi per identificare lo stesso componente. Tutti i termini utilizzati vanno catalogati e valutati in modo da identificare un termine principale per ogni componente, insieme ad una definizione chiara per identificarlo in modo sicuro. Tutti i reparti dell’azienda devono partecipare a questo processo, in modo che alla fine di questa fase ogni dipendente venga messo a conoscenza dei termini principali con la relativa definizione. È importante che in questa fase di lavoro si osservino strutture chiare e univoche.

2) Definizione di un tool di gestione ed accesso flessibile alle banche dati terminologiche

Una volta concordati i termini principali e le relative definizioni, la banca dati terminologica deve essere archiviata in modo flessibile e accessibile a tutti. Esistono a questo scopo diverse soluzioni, come ad esempio: software appositamente programmati o sistemi di catalogazione dei componenti aziendali. Per la scelta del sistema più idoneo, è meglio evitare sistemi rigidi. Le autorizzazioni di accesso devono essere chiaramente regolamentate per garantire un’efficiente manutenzione delle banche dati.

3) Utilizzo coerente della terminologia

Ora che una terminologia uniforme è stata stabilita ed è accessibile a tutti, non resta che utilizzarla. I redattori del marketing, delle vendite e della documentazione tecnica possono accedere alle banche dati terminologiche. In questo modo si garantisce l’uso di una terminologia aziendale uniforme. Soprattutto in caso di esportazioni è importante fornire ai fornitori di servizi linguistici la terminologia multilingue. In questo modo si riduce il numero di domande di chiarimento da parte dei traduttori. Meno domande fa risparmiare tempo del project manager, del traduttore e costi di processo.

4) Manutenzione delle banche dati terminologiche

Per mantenere aggiornata la terminologia, le banche dati devono essere mantenute costantemente aggiornate. I termini principali possono essere modificati, i termini obsoleti possono essere cancellati e possono essere inserite nuove definizioni. Questo garantisce che i dipendenti abbiano sempre accesso alla terminologia più recente.

Per questo motivo è importante integrare questo processo a lungo termine nelle strutture aziendali fondamentali e migliorarlo continuamente coinvolgendo tutti gli addetti.

Sofia

Sofia

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