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Regole fondamentali per la documentazione tecnica in Indesign

Non sai come impostare correttamente un documento di InDesign? Vuoi una documentazione tecnica unica multilingua e non sai come procedere? Quando il file è stato tradotto trovi una sequenza di intoppi nel layout che non sai come risolvere? Se sei alle prime armi con InDesign, oppure ti servono alcune informazioni per migliorare le tue conoscenze questo blog fa proprio al caso tuo!

Cos’è InDesign?

InDesign è il programma di impaginazione grafica professionale più versatile, intuitivo e ricco di funzioni per creare layout in modo facile e rapido con un’estetica moderna e accattivante. Il programma è utilizzato principalmente da grafici pubblicitari ma anche da technical writer per la creazione di documentazione tecnica e schede di prodotto.

Come applicarlo per la documentazione multilingue.

La documentazione tecnica è molto importante per un’azienda e il technical writer ha un ruolo molto fondamentale per la costruzione dei documenti, soprattutto per:

  • creazione contenuti
  • ricerca immagini
  • normative
  • software …

Ma altrettanto importante è anche preparare una buona struttura del layout, in particolare se la documentazione sarà esportata in tutto il mondo.

InDesign, come anticipato, può:

  • permetterti di creare un documento con un layout moderno e accattivante
  • ridurre tempi e costi di traduzione
  • creare un documento unico multilingue

Ma se non si sta attenti già in fase di costruzione, si può inciampare in una serie di errori (immagini sparite, celle sopra altre celle, documenti poco leggibili, font persi, ecc.) soprattutto se la documentazione avrà bisogno di una traduzione e quindi tutto questo comporterebbe un aumento dei costi e dei tempi.

Al fine di evitare questi disagi è necessario seguire le seguenti regole fondamentali per la costruzione di impaginati ottimizzati per un processo di traduzione più efficace e veloce:

  • Crea un livello per ogni lingua.
  • Usa font open type per la compatibilità per i sistemi Mac e Windows e verifica la disponibilità di caratteri speciali nel caso di accenti, lettere ecc.
  • Lascia sufficiente “respiro” per il testo tradotto che potrebbe occupare più spazio rispetto alla lingua d’origine. Quindi prevedi delle caselle di testo che possano contenere almeno un 20% di contenuto in più.
  • Evita a capi forzati (tasto invio) che spezzano le frasi; queste vengono interpretate dai software di traduzione come due frasi distinte, creando rallentamenti nel processo di lavorazione. In alternativa usare l’interruzione di riga manuale (shift+invio) che mantiene il testo unito.
  • Non digitare manualmente i numeri per creare un elenco. Esiste un veloce strumento che aggiorna automaticamente la numerazione in caso di aggiunte o eliminazioni: Elenco numerato. Questa, come tante altre opzioni, è impostabile con gli stili di paragrafo.
  • Per aumentare lo spazio tra paragrafi non agire sul valore di interlinea, ma usare l’apposito comando Spazio Prima / Spazio Dopo.
    Anche questa azione può essere automatizzata tramite gli stili di paragrafo.
  • Predisponi gli stili di paragrafo per ogni lingua ed evitare di modificarli localmente. Un errore frequente è creare uno stile e applicarlo ad un paragrafo per poi cambiarlo manualmente dal pannello di controllo.
    Per un risultato ottimale, crea delle cartelle con la sigla della lingua tradotta (FR, NL, DE, ecc.) dal pannello Stili di Paragrafo le quali serviranno da contenitore per tutti gli stili di una data lingua. Per ogni singolo stile aggiungi la sigla della lingua come suffisso al nome. Es: Testo_principale_EN.
  • Un’efficiente applicazione degli stili di paragrafo permette anche di creare facilmente l’indice dei contenuti o “Sommario”, che in InDesign è chiamato menu Layout – Sommario.
    Lavorare con gli indici automatici oltre a risparmiare tempo evita errori di trascrizione o di aggiornamento dei titoli di capitoli e numeri di pagine.
Sofia

Sofia

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