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Messa a Norma Manuali d'Uso e Manutenzione per Importatori e Rivenditori di Macchine

Importatore da Extra-UE o Fabbricante di Macchine? Scopri le Differenze

Se anche tu importi macchinari da paesi extra-UE e li rivendi sul mercato italiano o europeo in generale, sai di avere una responsabilità nei confronti dei tuoi clienti utilizzatori.

Ma fino a che punto si estende la tua responsabilità?

Prima di rispondere a questa domanda, permettici di presentarci. Siamo un team di redattori tecnici, consulenti per la sicurezza e traduttori tecnici, tutti specializzati in macchinari industriali. Nel corso di 25 anni di esperienza abbiamo aiutato i costruttori dei macchinari più disparati a produrre la documentazione richiesta dalla Direttiva Macchine: fascicolo tecnico, manuale di istruzioni in italiano e nella lingua degli utilizzatori. A differenza degli studi di comunicazione tecnica, ci focalizziamo non tanto su layout grafico, strutture e formati di pubblicazione, ma sul valore legale che i documenti si portano dietro, e che permettono al fabbricante di dormire sonni tranquilli.

 

A questo punto potresti obiettare che non sei il fabbricante, ma l’importatore. In fin dei conti, metti semplicemente il tuo logo sulle macchine che rivendi in Italia o nell’Unione Europea, senza modificarle. E quindi, perché dovresti continuare a leggere questa pagina?

Il punto è che qualcuno deve assumersi la responsabilità del fabbricante ai sensi della Direttiva Macchine.

I casi sono due:

  1. Il fabbricante extra UE esegue la marcatura CE a regola d’arte. Analizza i rischi secondo la Direttiva Macchine e le norme armonizzate e compila il fascicolo tecnico in una lingua che possiamo valutare (diciamo inglese). Esegue i test di conformità tramite un laboratorio accreditato CNAS. Redige il manuale di istruzioni in italiano in conformità con la Direttiva Macchine. Appone il marchio CE ed emette la dichiarazione di conformità in inglese e in italiano. E ti mette tutto quanto a disposizione.
  2. Uno o più di questi passaggi vanno a vuoto. Prendiamo per buono che il macchinario sia sicuro, e i problemi risiedano solo nella documentazione. Magari mancano i risultati delle prove, oppure il fascicolo tecnico è assente o incompleto. Oppure il manuale è un documento incomprensibile, senza né capo né coda, scritto in inglese da un cinese in uno scantinato.

Nel caso a) puoi stare tranquillo. Non c’è nulla che possiamo fare per te.

Anzi, ti raccomandiamo caldamente di non cambiare fornitore, perché potresti non trovare mai più un fabbricante così scrupoloso.

Nella nostra esperienza, infatti, non ci siamo ancora imbattuti in un costruttore cinese (o giapponese, o taiwanese, poco importa) che produca tutta la documentazione a regola d’arte.

Se questo non accade, ti ritrovi nel caso b). Che è molto rognoso, perché contempla diverse sfumature di grigio.

Probabilmente ti ritrovi anche tu più o meno consapevolmente in una situazione del genere, e finora hai cercato di sfangarla con qualche scappatoia.

Magari non hai mai richiesto il fascicolo tecnico, o non sai neanche cosa sia.

Questo è un grande rischio perché, quando capita qualcosa, prima di tutto le autorità esaminano i documenti. Tieni conto che per i fabbricanti e i rivenditori di macchinari, fascicolo tecnico e manuale di istruzioni sono come la patente e la carta di circolazione per chi guida. Non importa quale infrazione stai commettendo, questi documenti sono la prima cosa che ti chiedono. Non averli a disposizione significa finire in guai molto grossi a prescindere.

Se ti stai chiedendo cos’è il fascicolo tecnico, ecco la risposta in breve: il fascicolo tecnico è il documento che deve fornire l’evidenza che il macchinario è stato progettato, costruito e collaudato in accordo con le direttive di prodotto applicabili. Contiene prove di conformità, calcoli, schemi costruttivi, analisi dei rischi, descrizione della meccanica, dell’automazione, del circuito di emergenza, e molto altro.

È un documento che deve redigere il fabbricante, ma se rivendi i macchinari a tuo nome devi fare molta attenzione. Metti che sia impossibile reperire il fabbricante originale del macchinario, o che questo dichiari di non aver mai redatto il fascicolo tecnico. Sui macchinari c’è il tuo marchio. Chi pensi che andranno a cercare per primo?

Magari stai utilizzando il manuale inglese che ti ha fornito il fabbricante cinese.

Anche questo è un grande errore perché secondo la Direttiva Macchine l’utilizzatore deve poter disporre del manuale di istruzioni nella propria lingua. Non importa se i manager dell’azienda utilizzatrice capiscono l’inglese, oppure se qualche segretaria è in grado di tradurlo in italiano.

Il manuale è un presidio di sicurezza che serve per prevenire gli infortuni sul lavoro. Deve illustrare all’utilizzatore tutti i rischi a cui può andare incontro, nei diversi punti della macchina, nelle diverse fasi della lavorazione. Leggendo il manuale, l’utilizzatore deve capire immediatamente e in ogni circostanza cosa deve fare e dove non deve mettere le mani per evitare di farsi male con il dispositivo o il macchinario.

Quindi, se stai pensando che una qualche segretaria in azienda potrebbe sistemare tutto in poche ore – magari con l’aiuto del fidato google translate – purtroppo dobbiamo deluderti.

Secondo la nostra esperienza, tradurre non serve a nulla. Questi manuali sono scritti talmente male già in inglese, sono così pieni di inutile fuffa e così carenti di istruzioni fondamentali per prevenire gli infortuni, che un professionista qualificato fa molto prima a riscriverli direttamente in italiano.

Magari rivendi i macchinari in Europa, e utilizzi sempre il manuale inglese, che va bene dappertutto.

Il ragionamento è lo stesso. Secondo la Direttiva Macchine, tutti gli utilizzatori europei devono poter comprendere le istruzioni, e l’unico modo di farlo è di scriverle correttamente nella loro lingua, con un linguaggio semplice e chiaro. Che poi si tratti di istruzioni originali o traduzione delle istruzioni originali, poco importa.

Anche qui non te la puoi cavare con google translate. Hai bisogno di un partner competente e affidabile. Ricorda: il manuale di istruzioni ha un valore legale. Come puoi pensare di difenderti con un manuale tradotto automaticamente o da una segretaria poliglotta?

In definitiva, se il fabbricante extra-UE non segue le Direttive comunitarie per filo e per segno – e questo non accade praticamente MAI – ti trovi con una documentazione carente. E se hai ignorato il problema o hai cercato di risolverlo con una scappatoia, sono guai.

Se il fabbricante extra-UE non assolve tutti gli adempimenti richiesti dalla Marcatura CE, chi ha importato il macchinario nell’Unione Europea non può essere considerato un semplice rivenditore, bensì il mandatario del fabbricante.

Questo significa che la tua azienda deve assolvere tutti i compiti del mandatario:

  • Emettere la dichiarazione di conformità
  • Eseguire i test e produrre il fascicolo tecnico
  • Redigere il manuale in italiano e apporvi la scritta “istruzioni originali”

… e se esporta in altri paesi dell’unione:

  • fornire la cosiddetta “traduzione delle istruzioni originali”

Per rispondere alla domanda iniziale: quante differenze individui a livello di responsabilità, nel contesto più frequente, fra importatore e fabbricante? Praticamente nessuna!

Se vuoi sapere di più sugli adempimenti che devi assolvere, prenota una call gratuita per la prima data disponibile. Un nostro consulente valuterà la tua situazione specifica e ti proporrà il piano di adeguamento più adatto.

Il nostro metodo beLocal®: Marcatura CE e Manuali Tecnici, in Tutte le Lingue dei tuoi Clienti

Sono in tanti a offrire l’adeguamento dei macchinari e della relativa documentazione tecnica agli importatori e distributori in Italia e in Europa.

Ma a differenza di molti altri, noi siamo gli unici in Italia ad offrire un servizio integrato per la Marcatura CE per i costruttori e gli importatori dei macchinari industriali.

Il nostro metodo beLocal® in 5 passi:

  1. Analizziamo gli aspetti di sicurezza del macchinario sulla base della Direttiva Macchine e delle norme armonizzate specifiche di prodotto. Se necessario, eseguiamo test e prove per documentare la conformità del macchinario.
  2. Modifichiamo e integriamo il fascicolo tecnico.
  3. Analizziamo ed eventualmente emendiamo la dichiarazione di conformità.
  4. Traduciamo / riadattiamo il manuale inglese fornito dal fabbricante originale sulla base delle direttive e delle norme indicate sulla dichiarazione di conformità. In questo modo ottieni le cosiddette istruzioni originali ai sensi della Direttiva Macchine, valide per il mercato italiano.
  5. Se esporti in Europa, prepariamo il manuale nella lingua dei tuoi clienti. In questo modo ottieni la cosiddetta traduzione delle istruzioni originali ai sensi della Direttiva Macchine.

Disponiamo di consulenti per la sicurezza, redattori tecnici e traduttori professionisti abituati a mangiare pane, meccanica e automazione industriale a colazione, pranzo e cena. Tutti i nostri professionisti sono abituati a:

  1. Comprendere la tecnologia dei macchinari al volo, spesso senza neanche recarsi nella tua sede
  2. Interfacciarsi con l’ufficio tecnico in modo da minimizzare l’impiego dei tuoi tecnici
  3. Creare il massimo valore della documentazione tecnica con il minimo del volume: meno pagine significa minori costi di redazione, traduzione e stampa
  4. Utilizzare gli strumenti tecnologici più appropriati per recuperare tutte le traduzioni esistenti e abbattere quindi i costi di traduzione già sul medio termine

In questo modo potrai contare su un servizio puntuale ed efficiente, senza sprechi di tempo e di risorse. E tutti i tuoi colleghi e collaboratori potranno dedicarsi al cuore della tua attività.

Potranno stringere accordi commerciali, creare nuovi mercati, vendere macchinari e servizi, fidelizzare i clienti in Italia e in Europa. Mentre noi pensiamo agli aspetti relativi alla Marcatura CE e la tua azienda sarà sempre al sicuro.

Prenota oggi stesso una call gratuita per la prima data disponibile. Un nostro consulente ti illustrerà il nostro metodo beLocal®.

Le testimonianze di alcuni nostri clienti

Leggi alcune testimonianze di costruttori ed esportatori come te, che hanno deciso di affidarsi ai nostri consulenti per mettere in sicurezza e ottenere in tutta tranquillità il marchio CE per le loro macchine e impianti.

Non Scendere a Compromessi con la Sicurezza

A questo punto dovrebbe esserti chiaro che, in qualità di importatore nell’Unione Europea non hai meno responsabilità da un punto di vista legale rispetto ad un costruttore di macchinari con sede in Italia.

Le scappatoie non pagano, e adeguare i macchinari importati e la documentazione è un compito che per la tua azienda può diventare lungo e faticoso.

Essere competitivi in questo mercato è sempre più difficile. Importare macchinari dall’estero può essere conveniente, ma ti troverai sempre a dover fronteggiare situazioni delicate dal punto di vista amministrativo, commerciale e di partnership.

Liberati oggi stesso da questa spada di Damocle e dedicati al cuore della tua azienda!

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