Fascicolo Tecnico: il Migliore Avvocato Difensore del tuo Macchinario
Come abbiamo potuto constatare in più 25 anni di esperienza nell’industria manifatturiera, c’è profonda carenza di informazione sul ruolo e l’importanza del fascicolo tecnico di costruzione del macchinario. Una legislazione poco chiara, organismi di vigilanza e controllo che si muovono solamente per comminare sanzioni ma non per informare, consulenti poco chiari e poco preparati hanno contribuito a generare una nebbia fitta, nella quale è difficile districarsi.
Lasciaci pertanto sfatare i tanti miti che accompagnano questo documento di vitale importanza.
Innanzitutto, c’è chi confonde il fascicolo tecnico con il manuale d’uso e manutenzione. Ma si tratta di due documenti profondamente diversi.
- Il fascicolo tecnico deve fornire l’evidenza che il macchinario è stato progettato, costruito e collaudato in accordo con le direttive di prodotto applicabili.
- I vari manuali d’uso, manutenzione e installazione, che compongono le cosiddette “istruzioni originali”, hanno il compito di istruire l’utilizzatore su come operare in tutta sicurezza il macchinario durante tutto il suo ciclo di vita.
I due documenti sono molto differenti anche per finalità e destinatari.
Il manuale in italiano o nella lingua dell’utilizzatore (la cosiddetta “traduzione delle istruzioni originali”) costituisce l’ultimo presidio di sicurezza per evitare infortuni con il tuo macchinario. Quando non è stato possibile eliminare del tutto il rischio di infortunio con una barriera fisica o con un sistema di sicurezza elettromeccanico, il manuale avverte l’utilizzatore dei cosiddetti “rischi residui” e gli spiega chiaramente cosa fare in ogni momento per evitare di farsi male.
Il fascicolo tecnico, invece, nella maggior parte dei casi rimane nel cassetto del costruttore. Il tuo cliente non ha alcun diritto di richiederlo, a meno che non l’abbiate concordato in sede contrattuale (cosa che ti sconsigliamo vivamente di fare). Solamente gli organismi preposti alla vigilanza e al controllo dei beni strumentali messi a disposizione dei lavoratori (come ad esempio l’INAIL in Italia) hanno facoltà di richiedere il fascicolo tecnico per consultarlo, ad esempio in seguito a segnalazione o controllo a campione. E ovviamente, in caso di infortunio, il fascicolo tecnico finisce nell’aula di tribunale come prova della corretta o errata adozione dei requisiti di sicurezza richiesti dalla legge.
L’importanza del fascicolo tecnico è stata ulteriormente sminuita dalla seguente leggenda metropolitana: “se il costruttore è tenuto a conservare il fascicolo tecnico per soli 10 anni dopo la costruzione, e in caso di richiesta entro i 10 anni ha tempo 30 giorni per produrre il fascicolo tecnico… tanto vale non assemblarlo per nulla e incrociare le dita. E nella malaugurata ipotesi di un controllo o di un infortunio, buttarsi a capofitto sul fascicolo con un pool di tecnici ed esperti, scrivere tutto a regola d’arte in quattro settimane e presentarlo al richiedente.”
Se anche tu pensi questo, purtroppo siamo costretti a deluderti.
È vero che il costruttore ha 30 giorni di tempo per produrre il fascicolo tecnico come prova. Ma questo non implica che lo puoi preparare di punto in bianco in quattro settimane.
Il fascicolo tecnico è un documento molto complicato che contiene calcoli dei livelli di performance dei circuiti di sicurezza, l’analisi dei rischi sul progetto iniziale e la documentazione che attesta che il macchinario è stato costruito e collaudato nel pieno rispetto di tutti i requisiti di sicurezza previsti dalla legge. E molto altro ancora.
Non è certo qualcosa che si possa improvvisare otto / nove anni dopo aver costruito e installato un macchinario in qualche posto sperduto nel mondo.
Come converrai sicuramente anche tu, è molto più sensato redigere il fascicolo tecnico in tempo utile.
Ma in concreto, quando occorre o conviene incominciare a redigerlo?
A questo punto, permettici di sfatare l’ultimo mito che riguarda il fascicolo tecnico: “siccome si tratta semplicemente di un documento, possiamo occuparcene dopo aver progettato e costruito il macchinario. In poche parole, prima di tutto viene il prodotto che il mercato richiede, e solo dopo la carta.”
In realtà, il fascicolo tecnico non è un semplice documento che accompagna il macchinario. È molto di più: è la prova che il macchinario è stato progettato e costruito correttamente. Se non si conduce l’analisi dei rischi sul progetto iniziale, il documento perde il proprio valore.
Molto spesso, sono i piccoli errori di progettazione a decretare la non conformità di un macchinario. Se fai condurre l’analisi dei rischi sul progetto preliminare, individuare una soluzione alternativa sul progetto definitivo è ancora semplice ed economico.
Ma in genere a questo stadio non si pensa ancora al fascicolo tecnico. Di conseguenza, una volta approvato il progetto, inviati gli ordini ai fornitori e assemblato il macchinario, la frittata è fatta. Ora, se si tratta semplicemente di spostare una barriera antinfortunistica, va ancora tutto bene. Ma se occorre intervenire sulla meccanica e l’automazione dei gruppi funzionali principali, incominciano i dolori.
A questo punto il costruttore deve operare una scelta molto difficile: modificare il macchinario, o attestare nel fascicolo tecnico che i rischi per l’utilizzatore sono accettabili? Nel primo caso si tratta di mettere mano al portafoglio e incorrere probabilmente in ritardi nelle consegne. Nel secondo caso, si deve assumere un grande rischio perché il fascicolo tecnico, in questo caso, sarebbe sostanzialmente un falso. E in caso di incidente proprio in quel punto della macchina, sarebbero dolori. Come si dice: dalla padella alla brace.
L’analisi dei rischi preliminare, che è la parte principale del fascicolo tecnico, va condotta a partire dal primo progetto. In ogni caso, prima di ordinare i componenti e assemblare il macchinario.
Idealmente, se vendi macchinari a commessa, dovresti condurre l’analisi dei rischi quando stai proponendo la tua soluzione tecnica al cliente, insieme alla quantificazione economica. O quantomeno, appena hai ottenuto l’ordine dal cliente. Se invece produci nuovi modelli per macchine in serie, o prototipi, l’analisi dei rischi deve essere condotta insieme al progetto. Sarebbe assurdo non farlo in quello stadio.
Ma c’è un ultimo mito sul fascicolo tecnico che riguarda la responsabilità in caso di errori e omissioni. Se il fascicolo tecnico è errato, chi si assume la responsabilità degli eventuali causati da rischi non adeguatamente previsti? Secondo la Direttiva Macchine, occorre indicare il nome e l’indirizzo della persona fisica o giuridica che conserva il fascicolo tecnico. In molti casi il consulente stesso indica il proprio nome. Per questo motivo, molti costruttori hanno cominciato a pensare che il consulente esterno, che ha redatto il fascicolo tecnico, magari in totale autonomia, e lo detiene ora nel proprio studio, sia l’unico responsabile o se non altro il primo responsabile della conformità tecnico-legale del documento.
Niente di più falso.
Il rappresentante legale dell’azienda fabbricante è il responsabile oggettivo di ogni danno causato da ogni macchinario immesso in commercio.
Lo stesso concetto si applica alle partite di calcio, quando i tifosi distruggono lo stadio o intonano cori razzisti nei confronti dei tifosi avversari. Non è necessario stanare i tifosi violenti uno ad uno. I tifosi rappresentano una società, e questa paga una multa salata in quanto responsabile oggettivo dei danni. Allo stesso modo, il consulente rappresenta l’azienda costruttrice e non paga in prima persona (almeno non direttamente).
Quando parliamo di danni, in questo caso, ci riferiamo a infortuni sul lavoro. Se finora nessun utilizzatore ha mai avuto un infortunio su un tuo macchinario, la cosa ci fa molto felici. Vuol dire che hai applicato buon senso, e in qualche modo hai avuto anche un pizzico fortuna. Lascia che ci diciamo le cose come stanno, senza tanti giri di parole. Avrai notato anche tu che le persone ragionano e agiscono in modo sempre più superficiale. A volte capitano incidenti solo perché gli operatori si annoiano e cercano emozioni nuove. Oppure cercano di finire il lavoro il prima possibile e si assumono dei rischi assurdi. O ancora, si distraggono durante la produzione. Telefono acceso, cervello spento, e compiono gesti sconsiderati che non avresti mai potuto immaginare. Queste cose sono purtroppo all’ordine del giorno. Per questo, nonostante l’aumento degli standard di sicurezza, da qualche anno gli infortuni non accennano a diminuire.
E quando qualcuno si fa male con il tuo macchinario, la tua azienda è chiamata in causa in sede civile. E se tutto va male, il rappresentante legale della tua azienda in sede penale. Certamente, la tua azienda può provare a rivalersi sul consulente per imperizia o negligenza, ma in una causa separata. In prima battuta ti tocca difenderti.
E una volta in tribunale, con cosa puoi difenderti? Naturalmente, con il fascicolo tecnico, che può diventare la prima prova dell’innocenza… o della colpevolezza della tua azienda.
Se il fascicolo tecnico è a norma, puoi usarlo per dimostrare che avevi previsto il rischio. Che hai preso in considerazione ogni uso scorretto ragionevolmente prevedibile come richiede la Direttiva Macchine. E che hai fatto tutto il possibile – a livello di meccanica, automazione, sistemi di sicurezza, DPI, segnalazioni in loco – per tenere il rischio sotto controllo ed evitare che qualcuno si faccia male. In questo caso, il fascicolo tecnico e l’analisi dei rischi diventano la prima prova per dimostrare l’innocenza della tua azienda.
Invece, se il fascicolo tecnico non menziona questo rischio, oppure è incompleto, o peggio ancora non esisteva e l’hai dovuto raffazzonare in pochi giorni… beh, in questo caso il fascicolo tecnico e l’analisi dei rischi saranno la prima prova della colpevolezza della tua azienda.
Se hai letto fin qui, hai sicuramente compreso che il fascicolo tecnico:
- è un documento profondamente diverso dal manuale d’uso e manutenzione
- va redatto in fase di progetto, quando è ancora possibile mettere a norma il macchinario in modo economico
- anche se nel 90% dei casi rimane nel cassetto, il giorno in cui deve uscirne diventa il documento più importante della tua azienda
- se è errato o incompleto, le conseguenze per la tua azienda possono essere devastanti e non puoi semplicemente scaricare la responsabilità su un consulente incapace o negligente
Il fascicolo tecnico deve accompagnare il macchinario dal progetto preliminare al collaudo. Per questo va redatto con grande scrupolo, seguendo tutte le direttive e le norme rilevanti per il tuo prodotto.
A questo punto, il fascicolo tecnico può finire veramente nel cassetto e prendersi il meritato riposo, mentre la tua azienda può dormire sonni tranquilli.
Se vuoi saperne di più sul fascicolo tecnico, prenota una call nella prima data disponibile. Un nostro consulente chiarirà tutti i tuoi dubbi.
Un Partner Unico per la Documentazione Tecnica dei tuoi Macchinari, anche nella Lingua dei tuoi Clienti.
Se ti sei ormai convinto dell’importanza del fascicolo tecnico, lascia che ti spieghiamo i 3 motivi per cui devi rivolgerti proprio a noi per produrlo.
Un consulente specializzato nel tuo macchinario può metterlo in sicurezza preservando la sostenibilità economica del progetto
La maggior parte dei consulenti opera in diversi settori: sistemi di gestione per qualità, sicurezza e ambiente, edilizia ed efficientamento energetico, prodotti per il consumo come apparecchiature radio, elettrodomestici e dispositivi di protezione individuale, e ogni tanto redige un fascicolo tecnico per la marcatura CE di qualche bene strumentale.
Di conseguenza, prima di poter mettere le mani sui tuoi macchinari, deve studiarsi le norme specifiche del tuo settore e del tuo mercato, e i tuoi tecnici devono impiegare tempo prezioso per spiegargli tecnologie che per la maggior parte dei tuoi fornitori, colleghi e collaboratori sono ormai ovvie.
Purtroppo, questo extra-lavoro non è solo fonte di inefficienze. Nel peggiore dei casi, un consulente impreparato potrebbe produrre una documentazione farraginosa e superficiale, che non ti tutela in caso di infortunio. Oppure, se ignora lo stato dell’arte del tuo mercato, rispettando alla cieca la Direttiva Macchine anziché direttive di prodotto e norme tecniche più adatte al tuo settore, un consulente anche preparato e pignolo potrebbe portarti a stravolgere la meccanica o l’automazione dei tuoi macchinari.
I nostri consulenti, invece, hanno accumulato diversi anni di esperienza con macchinari simili al tuo e sono molto preparati nel tuo settore. Di conseguenza, sono in grado di suggerirti le soluzioni tecniche più efficaci, che preservano la funzionalità e la sicurezza dei tuoi macchinari, senza stravolgere il progetto.
Sappiamo bene che i margini di vendita, in particolare per i macchinari a commessa, sono spesso risicati. Come puoi immaginare, un intervento drastico che stravolga la meccanica e l’automazione potrebbe generare una perdita economica per la tua azienda. A parità di efficacia, un consulente esperto del tuo specifico settore è in grado di suggerirti soluzioni sicure ed efficienti che ha già riscontrato in altri macchinari della tua stessa gamma.
Infine, in caso di infortunio, i nostri consulenti sono in grado di assisterti come periti di parte in tribunale e tirare fuori la tua azienda da ogni responsabilità civile e penale.
Un redattore tecnico esperto aiuta il consulente a produrre un fascicolo tecnico inattaccabile
Un consulente esperto e qualificato ha in mente in primo luogo la sicurezza dei macchinari dal punto di vista dell’utilizzatore. Grazie alla propria esperienza sul campo, vuoi perché ha già assistito a infortuni, vuoi perché ne è a conoscenza, è in grado di individuare tutte le situazioni di pericolo che potrebbero verificarsi nell’utilizzo del tuo macchinario.
Tuttavia, scriverà pur sempre un fascicolo tecnico ad uso e consumo di tecnici specializzati, avvocati, pubblici ministeri e giudici perché saranno loro, in ultima istanza, a valutarne la conformità.
Il redattore tecnico, invece, scrive il manuale d’uso e manutenzione in modo semplice e chiaro, ad uso e consumo dell’utilizzatore, che non comprende il linguaggio tecnico-legale tipico dei periti e della magistratura. L’utilizzatore vuole solo capire chiaramente quali sono i pericoli e come evitarli.
Per questo motivo, non è assolutamente opportuno che lo stesso professionista scriva entrambi i documenti.
Tuttavia, ci deve essere una forte collaborazione fra questi due professionisti.
Il consulente per la sicurezza deve prevedere i possibili rischi per la salute e la sicurezza dell’operatore, e idealmente eliminarli tutti in modo intrinseco, tramite protezioni meccaniche o automazione di sicurezza. Ma non tutti i rischi possono essere eliminati, altrimenti i macchinari sarebbero sicuri al 100% – e questo non è possibile in nessun caso. Nel fascicolo tecnico si evidenziano quindi i “rischi residui”, ovvero le potenziali cause di incidenti e infortuni.
Il redattore tecnico deve quindi riportare all’interno del manuale tutte le procedure di sicurezza alle quali l’utilizzatore deve attenersi per evitare di farsi male a causa dei rischi residui evidenziati nel fascicolo tecnico. Per fare questo, deve immaginare e prevedere il comportamento dell’operatore e del manutentore nell’utilizzo quotidiano del tuo macchinario.
Grazie all’esercizio continuo, un redattore tecnico esperto diventa abilissimo nell’immedesimarsi nella mente dell’utilizzatore per prevedere i cosiddetti usi scorretti ragionevolmente prevedibili, una vera e propria spada di Damocle che pende sulla testa del costruttore, quando il giudice si trova a dover decidere, in caso di infortunio, se il gesto dell’operatore può effettivamente ritenersi sconsiderato, oppure se il costruttore poteva e doveva prevedere e impedire questa eventualità.
In questo modo, il feedback del redattore tecnico può dare il via ad una revisione del fascicolo tecnico, in modo che questo aspetto spinoso dell’uso scorretto ragionevolmente prevedibile sia trattato in modo esaustivo al di là di ogni ragionevole dubbio, in modo da tutelare la tua azienda al massimo livello.
I nostri redattori tecnici, così come i nostri consulenti, vivono di pane e macchinari industriali tutti i santi giorni. Oltre ad essere profondamente esperti, sono abituati a lavorare insieme e ad aiutarsi vicendevolmente per redigere un documentazione tecnica efficace ed inattaccabile.
Se esporti, ti garantiamo che il fascicolo tecnico e il manuale nella lingua dei tuoi clienti avranno lo stesso valore legale dei documenti originali in italiano
Non è certo un segreto: ottenere un testo tradotto è diventata la cosa più facile e veloce del mondo. Basta caricare il documento su google translate e attendere qualche secondo. Nella maggior parte dei casi, il testo è anche comprensibile. Non ci sono dubbi su quale sia l’argomento, e alcune frasi scorrono così bene che sembrano scritte direttamente nella lingua di destinazione.
Anche se non lo confesseranno mai, la maggior parte delle agenzie di traduzione basano il loro processo su sistemi come questo. Prendono un documento, lo danno in pasto ad un sistema di traduzione automatica, e poi fanno alcune modifiche per adattarlo alla meglio.
Questo succede perché, non avendo altri argomenti di vendita, devono concorrere sul prezzo, e siccome lo fanno quasi tutti, per mantenere il margine di vendita sono costrette ad affidarsi alle traduzioni automatiche.
Capiamoci: di principio non c’è niente di male nell’utilizzare la machine translation neurale (che è l’ultima tecnologia nel campo delle traduzioni automatiche). Noi stessi lo facciamo tutte le volte in cui ci sono i requisiti per farlo. Ma mai quando abbiamo di fronte un testo con rilevanza tecnico-legale, perché sarebbe un suicidio per noi e per i nostri clienti.
Se ci pensi bene, il concetto stesso di “traduzione” non si adatta benissimo a questo tipo di documentazione. Infatti, riportare ciecamente il testo in un’altra lingua, utilizzando concetti e parole della lingua di destinazione, di per sé non serve a nulla. Quello che conta è conservare il valore del documento, che in questo caso è un valore legale importantissimo, perché deve essere valutato, se tutto va male, in un’aula di tribunale. Sai bene come i periti di parte possono accanirsi, spaccare il capello in quattro e perdersi in qualunque sottigliezza.
Ora, può anche darsi che la traduzione perfetta non esista. Di certo la terminologia corretta gioca un ruolo fondamentale, e questa non si improvvisa: la si può padroneggiare solo dopo anni di esperienza esclusivamente nel settore manifatturiero. Ma alcuni concetti chiave, come i rischi residui e i famigerati usi scorretti ragionevolmente prevedibili devono essere trattati con la cautela e la precisione di cui è capace solo chi conosce perfettamente questo settore.
A differenza delle agenzie di traduzione, che si ritrovano project manager e traduttori abituati a macinare qualunque testo, noi ci focalizziamo esclusivamente nella documentazione tecnica di prodotto, ovvero fascicoli tecnici e manuali d’uso e manutenzione. I nostri consulenti, redattori tecnici e traduttori parlano tutti la lingua della tua azienda.
Solo in questo modo possiamo garantirti che, agli occhi di qualunque ente di vigilanza straniero, e anche in un’aula di tribunale all’estero, la documentazione tecnica in lingua sarà utilizzata in difesa della tua azienda, e non contro.
Vuoi saperne come possiamo proteggere gli interessi della tua azienda grazie a fascicoli tecnici a norma? Fissa una call gratuita per la prima data disponibile, e ti metteremo subito in contatto con un esperto del tuo settore e del tuo mercato.
Le testimonianze di alcuni nostri clienti
Leggi alcune testimonianze di costruttori ed esportatori come te, che hanno deciso di affidarsi ai nostri consulenti per produrre fascicoli tecnici inattaccabili per le loro macchine e impianti.
Il consulente per la sicurezza che ci segue è serio, preparato e non ci fa perdere tempo. Oltre a consegnarci puntualmente i fascicoli tecnici con l'analisi dei rischi dei macchinari industriali, ci fornisce tutto nel formato che a noi serve per la conservazione, la stampa e soprattutto per consentirci di gestire eventuali future modifiche in autonomia. E finalmente possiamo dormire sonni tranquilli.
Abbiamo sempre redatto analisi dei rischi e fascicolo tecnico con risorse interne. Purtroppo per diverse esigenze organizzative, le nostre filiali hanno utilizzano due diversi software per la compilazione e l'impaginazione. Per noi era importante trovare un consulente che potesse seguire tutto il gruppo, sia per la redazione dei fascicoli tecnici degli impianti più complicati, sia per la validazione di tutto il lavoro fatto internamente. Non era facile, ma con because siamo riusciti e siamo molto soddisfatti della collaborazione.
Ora Tocca a Te: Valuta la tua Situazione
A questo punto ti è sicuramente chiaro che è ora di prendere in seria considerazione l’argomento fascicoli tecnici.
Se finora non hai mai prodotto un fascicolo tecnico tramite un professionista competente, sei paradossalmente nella situazione più semplice possibile. Ti basterà infatti rivolgerti a noi, e ti forniremo un consulente esperto nel tuo settore e nel tuo mercato, che si interfaccerà con i tuoi tecnici come se avessero sempre lavorato insieme. Fornirà loro consigli utili su come mettere in sicurezza i tuoi macchinari e ti consegnerà i fascicoli tecnici pronti da archiviare. Potrai concentrarti su progettazione, collaudo, vendita e post-vendita e non dovrai mai più occuparti in prima persona dell’aspetto sicurezza macchine. Fissa una call gratuita per la prima data disponibile, e ti metteremo subito in contatto con un nostro esperto.
Fissa una call gratuita per la prima data disponibile, e ti metteremo subito in contatto con un nostro esperto.
Se invece collabori già con un consulente esterno, oppure un tecnico all’interno della tua azienda si occupa di assemblare i fascicoli tecnici, puoi valutare se è il caso di continuare su questa strada.
A tal fine, ti consigliamo di rispondere in tutta onestà alle seguenti domande:
- Prima di analizzare i rischi, il consulente / redattore individua e seleziona tutte le direttive e le norme rilevanti per il tuo prodotto, e sceglie con cognizione di causa quali adottare in funzione del macchinario e della zona di esportazione?
- Chi prepara il fascicolo tecnico analizza il macchinario a partire dal progetto preliminare con senso critico, allo scopo di proteggere al massimo il macchinario, o documenta passivamente la realtà di come è stato costruito?
- Se si tratta di un consulente esterno, è esperto nel tuo settore, oppure si occupa prevalentemente di altri ambiti, come ambiente, qualità, sistemi di gestione, certificazioni, edilizia? Quando si interfaccia con i tuoi tecnici, si capiscono veramente o tenta di impressionarli con termini giuridici per mascherare il fatto che non capisce nulla della tua tecnologia?
- Chi prepara il fascicolo tecnico si appoggia ad un redattore tecnico professionista? I due professionisti si supportano a vicenda, oppure c’è una sola persona che prepara fascicolo tecnico, manuale – e magari anche la traduzione in inglese?
- Il fascicolo tecnico contiene tutte le parti previste dalla Direttiva Macchine, come ad esempio la descrizione generale della macchina, il layout antinfortunistico, i risultati dei calcoli e delle prove, il metodo utilizzato per l’analisi dei rischi e l’elenco delle norme adottate?
- In caso di infortunio o richiesta legittima da parte degli organismi di vigilanza e controllo, ti senti veramente tutelato dal fascicolo tecnico e dal manuale di istruzioni, oppure hai l’impressione di trovarti di fronte a carta senza valore, con la speranza che non esca mai dal cassetto?
- Le traduzioni ti sembrano eseguite da un professionista serio, o da un’agenzia di traduzioni generica, che ha visto un fascicolo tecnico per la prima volta lavorando con la tua azienda?
Se la risposta sincera a queste domande è Sì: complimenti. Hai investito alcuni minuti del tuo tempo nella lettura di questa pagina, e come risultato ti sei convinto di poter contare su un partner affidabile. Il nostro consiglio è di ritenerti fortunato e di tenertelo stretto.
Ma se la risposta ad alcune, o peggio ancora alla maggior parte di queste domande è NO, è il momento buono per guardarti intorno e valutare l’intervento di professionisti qualificati.
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